Extrasul de cont

Un memento răspunde la „e plătită factura 214?". Extrasul răspunde la „cât îți datorez, pe tot?" — care e exact întrebarea pe care o pune contabilul celuilalt la final de lună.

Două feluri, fiindcă se cer amândouă

• Pe poziții — fiecare document neînchis, cu scadența lui și cu câte zile de întârziere are. Asta înțeleg oamenii prin „extras" în B2B, unde facturile se plătesc una câte una.
• Cu report de sold — sold inițial, mișcările perioadei, sold final. Asta vrei când ții un cont curent cu un client sau cu un furnizor.

Un singur client

Deschizi fișa clientului și apeși Statement. Vezi soldul, vechimea — nescadent, 1–30, 31–60, 61–90, peste 90 — și fiecare rând care îl compune. Te uiți la foaie înainte s-o trimiți, apoi fie o emiți și o păstrezi, fie o emiți și o trimiți pe email.

Toți, la final de lună

Statements din meniu îți arată fiecare client cu sold, cel mai mare primul, cu vechimea pe coloane. Un buton le trimite pe toate. Confirmarea îți spune CÂTE pleacă și câți n-au adresă de email, înainte să plece ceva — un buton care trimite treizeci de emailuri fără să zică treizeci e o capcană, nu o comandă.

Singur, în fiecare lună

Pe fiecare client poți pune un program: în fiecare luni, lunar într-o zi aleasă de tine, sau în ultima zi a lunii. Sari peste când nu datorează nimic e pornit din oficiu, fiindcă un extras pe zero e un email pe care nu-l voia nimeni. Se poate și „doar restanțele", pentru clienții pe care chiar îi urmărești.

Trei lucruri pe care le face intenționat

Nu amestecă monedele. Un client facturat și în euro, și în lei, primește două extrase, nu unul cu un total fără sens. Nu convertim: un sold la cursul de azi e o cifră pe care n-o recunoaște nimeni în contabilitatea lui.

Ce a plecat rămâne plecat. Cifrele s-ar putea recalcula oricând din facturi, dar n-ar ieși la fel — o factură stornată luna viitoare schimbă ce a văzut clientul. Deci foaia se îngheață la emitere, iar linkul trimis arată aceeași foaie și peste un an.

Vechimea se măsoară față de data extrasului, nu față de azi. Retipărești un extras din martie și tot treptele din martie le arată.

Nu e factură

Extrasul n-are număr din seria facturilor, nu generează TVA și nu pleacă la nicio autoritate. Scrie asta pe foaie, în limba clientului — altfel ajunge în contabilitatea lui ca și cum ar fi o factură.

← Toate ghidurile