OltranoȘtampila firmei
În Golf, în bună parte din Asia și pentru destui contabili de școală veche, o factură fără ștampilă primește întrebări. Asta e una pe care nu trebuie s-o tipărești, s-o ștampilezi și s-o scanezi.
O faci
Setări → Company stamp. Alegi forma — rotundă, ovală sau dreptunghiulară — culoarea cernelii, și ce scrie pe ea. Lași câmpurile goale și se completează din datele firmei: denumire, cod fiscal, oraș. Asta înseamnă că ștampila rămâne corectă când îți muți sediul sau îți schimbi codul de TVA. O înclini câteva grade: o ștampilă perfect dreaptă arată ca un logo, fiindcă nimeni nu apasă una perfect dreaptă.
O pui pe documente
Un comutator. Stă jos-dreapta, sub totaluri, pe facturi, oferte și avize, și SE TIPĂREȘTE — spre deosebire de semnătura noastră mică, care nu.
Iei fișierul
O descarci ca PNG fără nimic în spate, la vreo o mie de pixeli, sau ca SVG. Fundalul transparent e partea care contează: o poză scanată pe hârtie albă acoperă ce e sub ea în pagină. Folosește fișierul în Word, într-un contract scris altundeva, sau trimite-l la cine taie ștampile de cauciuc.
E desenată, nu scanată, și asta intenționat. O scanare aduce cu ea fundalul hârtiei, se încețoșează la tipărire și cântărește mai mult decât restul documentului. Desenată, e sub două kiloocteți și se tipărește curat la orice dimensiune. Dacă ai deja o ștampilă pe care clienții o recunosc, o poți încărca — nu te oprim.
Ce nu e
O ștampilă nu e semnătură și nu are valoare juridică de una singură, nicăieri. În România a încetat să fie obligatorie în 2015. Ce face e să arate a document oficial pentru cine se așteaptă la asta, și să te scutească de drumul prin imprimantă și scaner. Pentru ce chiar ține — cu pistă de audit și amprentă — folosește semnarea electronică.
Întrebări care chiar se pun
Ștampila face factura mai valabilă juridic?
Nu. O factură din UE e valabilă fără ea, iar în România obligația a dispărut în 2015. E despre așteptare, nu despre lege — dar în câteva piețe așteptarea e reală și te costă timp.
Pot folosi ștampila mea scanată?
Da, o încarci în locul celei desenate. Folosește un PNG cu fundal transparent — o scanare pe alb acoperă ce stă sub ea pe factură.
Ștampila apare și în XML-ul de e-factură?
Nu. XML-ul e date structurate pentru mașini; ștampila e o poză pentru oameni. O poartă PDF-ul și pagina din portal, XML-ul nu.
Mai departe
- Trimite un document la semnat electronicO oferta, un contract sau orice PDF, semnat cu pista de audit.